- もうエクセル管理をやめたい
- エクセルをカスタマイズしすぎて、触れない
- 入力作業や分析、印刷で時間がかかりすぎ
- 最新のデータやExcelファイルがわからない
- 探すのに時間がかかってる
情報が散乱し、必要なデータを探すのに時間を取られていませんか？ビジネスシーンではExcelを使って書類作成や管理分析をすることも多いでしょう。
しかし。顧客管理や計画、行動履歴などもExcelで管理しようとすると大変ですね
テンプレートも作らないといけないし、分析や関数、マクロなどが入ってくるとITスキルの高い従業員でなければ触れません。つまり属人的な作業が多くなる・・
とはいえ、Excel以外のツールを知らない
他組織は業務効率をどんなツールで実現しているか知らない
エクセル管理をやめて効率化したい
そのような方に業務アプリを用いた効率化方法や、実際に効率化できる人気の業務アプリやツールをご紹介していきます。
- Excel管理でよく起こる問題点
- Excelを業務基盤として使う際の限界
- なぜExcelが「一時的・小規模利用」には便利でも、組織成長には不向きなのか
- Excel管理の代表的な課題
- 業務アプリを使うことで実現できる効率化ポイント
- Excelの代替として注目される業務システムの特徴
まだExcelで管理しているの？その便利さが“落とし穴”になることも
Excelは、誰でも簡単に使える便利なツールです。
顧客管理、売上集計、勤務表、申請書類など、さまざまな業務に使われています。しかし、便利だと思っていたExcelも業務が増えたり複雑になってくると、むしろ“効率の悪さ”が目立つようになります。
- シートが増えて、どれが最新か分からない
- ファイルが社内のあちこちに散らばっている
- 担当者しか分からない関数やマクロがある
心当たりがあるなら・・・それ、すでに“Excel管理の限界”かもしれません。
このままExcel管理を続けるよりも、管理方法を見直すことで「作業時間が低減」されて「効率化」できるかもしれません
Excel管理の限界が引き起こす4つの課題
顧客管理や案件管理、情報共有において、「Excelで十分」と考えている企業は少なくありません。確かに、手軽に始められ、操作も馴染み深いExcelは小規模な管理には便利です。
しかし、取引先や案件が増え、組織としてデータを活用していこうとすると、Excelには大きな“限界”が立ちはだかります。たとえば、どのファイルが最新かわからない、入力や集計に膨大な時間がかかる、チームでの共有がリアルタイムでできない、セキュリティや拡張性に不安が残る──。
こうした問題は、やがて業務効率の低下や意思決定の遅れ、さらには顧客満足度の低下にもつながります
共有とリアルタイム性の欠如
Excelファイルは基本的にローカル保存やメール添付でやりとりされるため、同時編集やリアルタイム更新が難しいです。特にチームで顧客管理や案件進捗を共有する際、情報伝達が遅れたり、誤ったデータに基づいて意思決定が行われるリスクがあります。スピード感のある意思決定ができません
データが散らかり属人化が進む
Excelはファイル単位で管理されるため、複数の担当者が同じデータを更新すると「どのファイルが最新かわからない」「誰がどこを修正したのか不明」という混乱が起きやすくなります。結果としてデータが属人化し、担当者が不在になると業務が止まるリスクが高まります。
入力・集計の手間とミス
Excelでは手作業での入力や数式管理が必須です。そのため、
- 転記作業が多くなる
- 入力ミスや数式崩れが起こりやすい
- データが増えると処理が重くなる
といった非効率やヒューマンエラーが頻発します。結果として集計・レポート作成に時間がかかり、生産性を大きく低下させます。
拡張性とセキュリティの限界
Excelは本来データベースではないため、
- 顧客数や案件数が増えると処理が不安定になる
- 権限管理やアクセス制御が不十分
- バックアップや監査ログの仕組みが弱い
といった問題が発生します。結果として、情報漏えいやシステムダウンなど、企業規模が大きくなるほどリスクが顕在化します。
まとめると、、、、Excelは「少人数・小規模・一時的」な利用には便利ですが、顧客管理・案件管理・情報共有といった中長期の業務基盤としては限界が多く、組織の成長を阻害する要因になります。
そこで活用したいのが「業務アプリ」「業務ツール」です
Excelの弱点をカバーしつつ、既存業務を大幅に効率化も可能です
今、注目されている「業務アプリ」とは？
業務アプリとは、特定の業務を効率化・自動化するために開発されたアプリケーションです。クラウド上で動作し、PC・スマートフォン・タブレットなど、どこからでもアクセスできます。
- 顧客管理（CRM）
- 勤務・申請管理
- 売上や案件の進捗管理
これらを一つのプラットフォーム上で管理できるのが、今の業務アプリの強みです。
業務アプリを使うと、何がどう変わる？
リアルタイムで入力・集計・共有が可能になる
業務アプリでは、複数人が同時に入力してもデータは即時に反映され、集計もワンクリックで完了します。
Excelの場合、「誰がいつ入力したか」が分かりにくく、同じファイルを同時に開けば競合エラーや上書きミスが発生しがちです。
一方、業務アプリならクラウド上で情報が一元管理されるため──
- 営業スタッフが外出先からスマホで商談内容を入力 → 上司や事務スタッフがその場で確認
- 登録データは自動で集計・グラフ化され、報告書もワンクリックで作成
- 部署間での共有もスムーズ。チャットやコメント機能を使えば「伝達ミス」や「連絡漏れ」も激減
結果として、いつ・誰が・どこから入力しても、常に最新の情報を全員が確認できる体制を作れます。
属人化を防ぎ、引き継ぎもスムーズに
業務アプリには操作履歴やデータが残るため、誰でも状況を把握でき、急な引き継ぎにも対応可能です。
Excel管理では「どこに何の情報があるのか」「数式の意味」などが担当者しか分からず、ブラックボックス化によって業務が属人化しやすいのが課題です。
業務アプリなら──
- 顧客対応や案件進捗が自動的に時系列で記録される
- 入力履歴や操作ログが残り、「なぜこうなった？」をすぐに追える
- 業務フローやマニュアルをアプリ内に整備でき、誰でも同じ手順で対応可能
たとえば営業担当が急に休んでも、アプリ上で顧客履歴や対応状況を確認できるため、「何を、誰が、どこまで進めたか」が一目でわかります。結果として、引き継ぎのストレスやトラブルが大幅に減少します。
自社の業務に合わせて“必要なアプリ”を自由に作れる
Excelで作っていた台帳や表をそのままアプリに置き換える感覚で、オリジナルの業務アプリが作成可能です。
市販の業務ソフトは、機能が合わなかったり、逆に多機能すぎて使いづらかったり…ということも少なくありません。
業務アプリ（例：FlexCRM）なら、自社の業務にぴったりフィットしたアプリを“自分たちの手で”つくることができます。
たとえば…
- Excelで管理していた営業台帳 → 顧客名、商談履歴、対応ステータスを入力しやすいフォームでアプリ化
- 稟議書や有休申請書 → 社員が申請したものを上司がスマホから承認。紙のやり取りもExcel集計も不要に
- 日報や報告書のフォーマット → 必須項目を揃えた入力画面で、書き忘れ・フォーマットのばらつきゼロに
- チェックリストや申請フロー → 作業内容に応じてボタン1つでワークフロー化できる
「こんなアプリがあれば便利かも」
というアイデアを、プログラミング不要でカタチにできるのが大きな強みです。
社内の“かゆいところに手が届く”ツールを、最小の手間で実現できます。
業務の見える化にExcelが向かない理由
情報が点在し、全体像を把握しにくい
Excelはファイル単位で管理するため、部署や担当者ごとに別々のシートやファイルが乱立しがちです。 その結果、
- どのファイルが最新か分からない
- 情報を探すのに時間がかかる
- 部署間でデータの整合性が取れない
といった問題が生じ、業務全体の流れを俯瞰できなくなります。
Excelは「部分的な管理」には役立ちますが、「全体の業務フローをリアルタイムで見える化する」には構造的に限界があります。そのため、組織全体の業務改善やDXを進めるなら、クラウド型の業務アプリやCRMツールの活用が不可欠です。
Excelの代替として注目される業務システム
Excelによる管理を見直すことは、業務フローや管理方法を刷新する大きなチャンスです。
「業務アプリ」と呼ばれる便利なツールが数多く登場しており、Excelの限界や使いにくさを補いながら、効率的な管理を実現できます。初期費用や操作の慣れといった課題はあるものの、Excelでは難しい他システムとの連携や高度な分析まで可能になるのが特長です。
主な業務システムの種類
① 顧客管理システム（CRM）
顧客とのやり取り、商談の進捗、対応履歴などを一元管理。
リアルタイムで社内共有できるほか、営業実績の集計や分析も簡単。暗号化によるセキュリティ機能を備える製品もあります。
② プロジェクト管理システム
プロジェクトに関する情報をまとめて管理。
スケジュール変更に応じて他のタスクも自動調整されるなど、連動した管理が可能。複数プロジェクトを横断的に把握でき、管理者の負担を大幅に軽減します。
③ 予算管理システム
売上・経費・原価などの予算関連データを一括管理。
Excelに比べ担当者の負担を軽減し、部門間での共有もスムーズに。KPI設定や予実管理を通じて、経営判断のスピードアップに貢献します。
④ タスク管理システム
誰が・いつまでに・何をやるのかを可視化。
リソース配分を最適化し、業務の偏りやムダを削減します。プロジェクト管理システムに含まれているケースも多いです。
⑤ スケジュール管理システム
個人やチーム全体の予定を共有。
「誰がいつどこで何をしているか」が明確になり、調整や連絡がスムーズに。コミュニケーション効率も大幅に向上します。
おすすめの業務アプリ「FlexCRM」
FlexCRMは、中小企業や個人事業主にも導入しやすい国産の業務アプリ作成ツールです。
- 顧客管理・案件管理・日報・勤務・申請などを1つの画面で管理
- フォームや項目を自由にカスタマイズし、自社の業務に最適化
- クラウド型だからリアルタイム共有＆セキュリティも安心
- 3ヶ月の無料トライアル付きで、じっくり検証できる
「1人から利用可能」「国産でサポートも安心」という点も魅力です。
まとめ｜Excel管理の限界を感じたら、業務アプリを試してみよう
エクセルの限界【リストまとめ】
- 最新版がわからない
複数人で使うと、どのファイルが最新か混乱しやすい。 - 上書きや競合エラーが発生
同時編集に弱く、入力ミスやデータ消失のリスクが高い。 - 情報が属人化する
「どこに何があるか」「数式の意味」を担当者しか知らず、引き継ぎが困難。 - リアルタイム性がない
入力内容が即時反映されないため、意思決定が遅れる。 - データが散在しやすい
部署や担当ごとにファイルが乱立し、全体像を把握しづらい。 - 履歴を追えない
誰がいつ修正したか分からず、「なぜこうなった？」を確認できない。 - 拡張性の限界
顧客数・案件数が増えると動作が重くなり、管理が破綻しやすい。 - セキュリティが弱い
権限管理やアクセス制御が不十分で、情報漏えいのリスクがある。
Excelは「一時的・少人数の管理」には便利ですが、組織全体の業務を見える化・効率化するには不向きです。
Excelの限界を補う「業務アプリ」という選択肢
ここまで見てきたように、Excelは便利な一方で「属人化」「リアルタイム性の欠如」「情報の散在」といった課題を抱えています。では、それを解決する方法はあるのでしょうか？
その答えのひとつが 業務アプリ の活用です。
業務アプリは、クラウド上で情報を一元管理し、複数人が同時に利用できる仕組みを備えています。これにより──
- 営業担当が外出先から入力した情報を、その場で全員が共有できる
- データは自動的に集計・グラフ化され、報告書もワンクリックで作成可能
- 操作ログが残るので、「誰が・いつ・何をしたか」が明確になり、引き継ぎもスムーズ
といった形で、Excelの弱点を自然にカバーできます。
また最近の業務アプリは、専門知識がなくても使えるよう設計されており、項目や画面を自社に合わせてカスタマイズできるものも増えています。中小企業や小規模チームでも「まずは顧客管理から」「日報入力から」といった形で小さく導入できるのも魅力です。
業務アプリなら、これまでExcelで管理していた内容をそのままアプリ化し、属人化や非効率を解消できます。FlexCRMのようなツールを使えば、必要な業務システムを自分たちで自由に作ることも可能です。
まずは無料トライアルで試して、あなたのチームに合った“新しい働きやすさ”を実感してみませんか？
