【塾・サロン向け】生徒管理・月謝管理をExcelで始める方法｜項目テンプレート＆事例付き

「生徒の月謝、誰が払って誰がまだか分からない」「出欠の集計に毎月1時間以上かかる」「担当スタッフが休んだら情報が全部消える」——

小規模の塾や美容サロン、習い事教室で、こんな悩みを抱えていませんか？

生徒管理や月謝管理は、Excelで「正しい項目設計」さえすれば、無料で今日から始められます。本記事では、業種別のテンプレート事例付きで、Excelシートの作り方を具体的に解説します。

さらに、Excel管理が限界を迎えるタイミングと、1人から使える顧客管理アプリへのスムーズな移行方法もご紹介します。

この記事のポイント

Excelで生徒管理・月謝管理を始める具体的手順と項目テンプレート
塾・美容サロン・教室の業種別テンプレート事例
SUM・COUNTIF・VLOOKUPなど実務で使う関数の使い方
Excelが破綻するタイミングと管理アプリへの移行判断基準

生徒や顧客管理・入金管理はExcelで問題ありませんか？

教室やサロンなどの生徒や顧客管理、月謝など管理をExcelで行っている方は多いでしょう。ただしエクセル管理は「いつか破綻する」前提で準備することが必要。

リアルタイム共有・スマホ入力・メール連絡まで完結しようと思えばExcelでは不可。

管理ツールを使えばそういったことも実現できます。Excelで「何を管理すべきか」の型を学び、事業の成長に合わせてアプリに切り替える——これが最もムダのない進め方です。

生徒管理・月謝管理に必要な項目一覧【テンプレート】

基本情報（どの業種でも共通）

まず、業種を問わず必ず必要になる項目を整理します。

項目	具体例	備考
管理番号（ID）	S001, C001	一意の番号。VLOOKUPの基点になる
氏名	山田太郎	フリガナも別列で設けると検索に便利
電話番号	090-XXXX-XXXX	緊急連絡用
メールアドレス	taro@example.com	連絡・お知らせ配信用
入会日	2024/04/01	在籍期間の把握、月謝発生日の管理
コース/メニュー	英数コース / カット＋カラー	ドロップダウンリスト推奨
担当者	田中先生 / スタイリストA	属人化防止のため必ず記録
備考	アレルギー情報、学習上の配慮	自由記述欄

月謝・支払い管理の項目

項目	具体例	備考
月額料金	15,000円	コース別に自動表示するならVLOOKUP
支払い方法	口座振替 / 現金 / カード	ドロップダウン推奨
当月入金日	2024/07/05	空欄＝未入金として条件付き書式で色分け
入金ステータス	済 / 未 / 遅延	COUNTIFで月末に未納者を自動集計
未納月数	2	条件付き書式で2ヶ月以上を赤表示

出欠管理の項目

項目	具体例	備考
日付	2024/07/01	日付形式で統一
出欠区分	出席 / 欠席 / 遅刻 / 振替	ドロップダウン必須
備考	体調不良、電車遅延	理由を記録

ポイント

最初から全項目を使う必要はありません。「管理番号・氏名・コース・月謝ステータス」の4項目だけでスタートし、必要に応じて追加するのがコツです。

【業種別】事例パターン3選

事例①　個人学習塾（生徒20名）

管理したいこと： 成績推移、月謝入金、出欠

シート構成例：

シート名	内容
生徒マスター	氏名・学年・保護者情報・コース
成績管理	科目別テスト点数・平均点・推移
月謝管理	月別入金ステータス・未納一覧
出欠記録	日別の出欠区分・欠席回数集計

使う関数：

=AVERAGE(C2:C10) → 生徒の平均点を自動算出
=IF(F2>=60,”合格”,”要復習”) → 点数に応じた自動判定
=COUNTIFS(B:B,”山田太郎”,D:D,”欠席”) → 特定生徒の欠席回数

運用のコツ

月末に月謝シートの「未」をフィルターで抽出し、保護者へ一括連絡。成績シートは面談前にグラフ化して保護者に共有。

事例②　美容サロン（顧客30名・スタッフ2名）

管理したいこと： 来店履歴、売上、次回予約、顧客の好み

シート構成例：

シート名	内容
顧客マスター	氏名・連絡先・施術履歴・アレルギー
来店記録	日付・メニュー・担当者・売上金額
月間売上	顧客別売上・メニュー別集計
次回予約	予約日・メニュー・リマインド要否

使う関数：

=SUMIFS(売上列, 顧客名列, “佐藤花子”, 月列, “7月”) → 顧客別月間売上
=COUNTIF(メニュー列,”カラー”) → メニュー別施術回数
=VLOOKUP(A2,顧客マスター!A:E,5,FALSE) → IDから顧客情報を自動表示

運用のコツ

前回来店から60日以上空いた顧客を条件付き書式でハイライトし、再来店促進のDMリストに活用。

事例③　ピアノ教室（生徒15名・月謝制＋発表会費）

管理したいこと： レッスン出欠、月謝＋発表会費の入金、進度記録

シート構成例：

シート名	内容
生徒マスター	氏名・学年・保護者連絡先・曜日
レッスン記録	日付・出欠・進度（教本ページ等）
月謝管理	月額＋発表会費・入金ステータス
年間カレンダー	休講日・発表会日程・振替管理

使う関数：

=COUNTIFS(生徒名列,”田中次郎”,出欠列,”欠席”) → 欠席回数
=IF(入金日セル=””,”未納”,”済”) → 入金有無を自動判定
=DATEDIF(前回レッスン日,TODAY(),”D”) → 前回からの経過日数

運用のコツ

月初に月謝シートの入金ステータスを全員「未」にリセットし、入金確認のたびに「済」に変更。月末に未納者だけフィルターで一覧化。

Excelで使う関数5選（実践的な使い方）

① SUM — 合計を出す

=SUM(D2:D20) → 月間売上合計、月謝合計額の計算に使用

② AVERAGE — 平均を出す

=AVERAGE(C2:C10) → テスト平均点、1回あたりの施術単価の算出に使用

③ IF — 条件分岐で自動判定

=IF(E2=””,”未納”,”入金済”) → セルが空欄なら「未納」、入力があれば「入金済」と表示

④ COUNTIF / COUNTIFS — 条件に合うデータを数える

=COUNTIFS(A:A,”山田太郎”,C:C,”欠席”) → 特定の生徒の欠席回数を自動カウント

⑤ VLOOKUP — 別シートから情報を引っ張る

=VLOOKUP(A2,生徒マスター!A:D,4,FALSE) → 管理番号を入力するだけで氏名やコースを自動表示。シート間の連携に必須

コツ

関数は一度設定すれば、以降は入力だけで自動集計されます。最初の30分を投資するだけで、毎月の集計時間を大幅に短縮できます。

Excelが「破綻する」タイミングとサイン

Excel管理は手軽ですが、以下のサインが出たら限界が来ている証拠です。

破綻のサイン	何が起きるか
生徒（顧客）が30名を超えた	シートが重くなり、スクロールと検索に時間がかかる
スタッフと共有し始めた	「最新版はどれ？」「上書きされた」問題が頻発
スマホから確認したくなった	Excel操作がスマホでは困難。外出先で使えない
メール連絡を別ツールで行っている	情報が分散し、「誰にいつ何を送ったか」が分からなくなる
ファイルが複数に分かれた	年度ごとにファイルが増え、過去データの参照が面倒
関数やマクロが壊れた	修正できる人がいないと復旧不能

これらのサインが1つでも当てはまったら、管理アプリへの移行を検討するタイミングです。

1人から使える顧客管理アプリという選択肢

管理アプリがExcelより便利な理由

① どこにいても入力・確認・連絡ができる
スマホ1台で、レッスン直後に出欠を入力し、保護者にメール連絡するところまで完結します。教室にいなくても最新情報が手元にあります。

② リアルタイムで情報が共有される
スタッフが入力した瞬間に全員に反映。「ファイルの最新版はどれ？」問題がゼロになります。

③ メール連絡・リマインドまで一元化
未納者への連絡、次回予約のリマインド、お知らせ配信がアプリ内で完結。情報の分散が起きません。

④ データが壊れない
クラウド保存のため、PCの故障やファイル破損でデータを失うリスクがありません。自動バックアップ付き。

コスト比較

手段	月額費用	スマホ対応	共有	メール連絡
Excel	無料	△（操作困難）	△（上書きリスク）	×
Googleスプレッドシート	無料	△	○	×
顧客管理アプリ（FlexCRM等）	1,200円/人〜	○	○	○

FlexCRMが小規模事業に向いている理由

FlexCRMは、1ユーザーから初期費用ゼロで始められる顧客管理ツールです。

生徒管理・月謝管理に使える理由

ノーコードで「生徒台帳」「月謝管理」「出欠記録」アプリを自分で作れる
PCが苦手でも直感操作で完結する設計
スマホから出欠入力・保護者メール送信が可能
顧客情報と施術履歴・レッスン記録が紐づくので情報が分散しない
無料プランでまず試せる

Excelで管理の「型」を学んだら、アプリに切り替えるのが最もスムーズな移行パターンです。 Excelで整理した項目をそのままアプリに移行できるため、最初からアプリを使うより「何を管理すべきか」が明確になります。

まとめ

Excelで始めて、アプリで楽にする——小規模管理の最適ルート

作り方の振り返り

ステップ	やること	成果
① 項目設計	管理番号・氏名・コース・月謝ステータスを決める	管理の「型」ができる
② シート作成	ドロップダウン・条件付き書式を設定	入力ミスが減り視認性が上がる
③ 関数設定	SUM/COUNTIF/VLOOKUPで自動集計	毎月の集計作業が不要になる
④ 運用開始	月末にフィルターで未納者抽出→連絡	漏れのない月謝管理が実現

業種別のポイント（おさらい）

業種	管理の核	特に重要な項目
学習塾	成績＋月謝＋出欠	テスト点数推移、未納管理、欠席回数
美容サロン	来店履歴＋売上＋好み	前回施術内容、来店間隔、アレルギー
ピアノ教室	レッスン進度＋月謝＋振替	教本ページ、発表会費、振替管理

ツール選びの結論

あなたの状況	最適な手段	理由
生徒10名以下で自分だけが管理	Excel	無料・手軽・個人で完結
10名超、またはスタッフと共有	顧客管理アプリ	リアルタイム共有・スマホ対応・メール連絡まで一元化
Excel管理が崩壊しかけている	今すぐアプリに移行	データ消失の前に移行すべき。既存データのインポートも可能