- 毎月の残業代が膨らんでいる
- 承認待ちの書類が滞り、決定が1週間遅れる
- テレワーク中でも押印のために出社が必要になる
こうした課題を抱えているなら、業務の根本的な見直しが必要です。
ワークフローシステムを導入すれば、「残業時間30％以上削減」「業務効率の向上」などの導入成果を実感する企業が多くあります。
紙やExcelでの運用を脱し、スマホや自宅からの申請・承認が可能になれば、業務の非効率は一掃できます
- なぜ今ワークフローシステムが必要なのか
- ワークフローシステムで改善できること
- 主要機能と導入時の注意点
- 導入後の成功事例
- 成功に導く運用のコツ
ワークフローシステムとは？ — 定義と目的
ワークフロー とは、業務や作業をどのような順序で、誰が担当して進めるかという「仕事の流れ（プロセス）」を体系化したものです。
言い換えれば、「仕事の設計図」です。
- 目的：効率化、標準化、可視化、統制
- システム化すれば、紙・Excel運用から脱し、DX（デジタルトランスフォーメーション）の基盤になります
たとえば、以下のような業務は典型的なワークフロー例です：
- 経費精算
- 休暇申請
- 稟議書の回覧・承認
- 契約書の承認
これらの業務は通常、申請 → 上長承認 → 決裁 といった複数ステップを経て進みますが、紙や口頭で運用すると多くの課題を抱えます。
ワークフロー運用の課題例
| 業務内容 | 従来の課題例 |
|---|---|
| 経費精算 | 紙書類の紛失・回覧遅延・手入力ミス |
| 休暇申請 | 口頭伝達ミス・承認漏れ・進捗不明 |
| 稟議書 | 回覧に時間がかかる・止まっている部門が不透明・履歴検索が困難 |
ワークフローシステムで何か改善するの？？
システムでワークフローを管理することで、次のような改善が可能になります
- プロセスのデジタル化・標準化
紙やExcel、メールなどでバラバラに進められていた業務を、システム上で統一・管理できるようにします。 - 承認処理の効率化・迅速化
申請をシステムで行えば、自動で承認ルートを回付でき、押印や回覧の手間がなくなります。外出先からの承認も可能です。 - 進捗の可視化
どの申請がどこで止まっているか、残りのステップは何かをリアルタイムで把握できます。 - 証跡・データの一元管理
申請内容・承認履歴・添付資料などをまとめて保存し、「誰がいつ何をしたか」の証拠が残ります。監査対応や統制強化に有効です。 - ペーパーレス＆コスト削減
書類印刷・保管・郵送などを削減でき、運用コストの削減と環境負荷軽減も期待できます。 - テレワーク対応
どこからでも申請・承認可能になるため、オフィスに縛られない働き方を支えます。
ワークフローシステムで残業削減を実現する理由
非効率なプロセスをデジタル化・自動化することで、業務滞留を防ぎ、残業の元となる無駄時間を削減できます。特に、申請・承認業務の無駄を省くことが残業削減のポイントです。
主な効果
- 紙・口頭による申請・承認をなくし、時間を短縮
- 定型フォームの活用で記入ミスを防止
- 検索性の向上：過去の申請を即座に参照可能
承認プロセスの「見える化」によって滞留が解消され、ボトルネックを特定しやすくなります。自動リマインド機能で承認の忘れを防止できるのも強みです。
| 比較項目 | 従来 | システム導入後 |
|---|---|---|
| 進捗確認 | 電話・メールでやり取り、不明瞭 | システムでリアルタイム可視化 |
| 滞留対応 | 手作業で催促・原因特定 | ボトルネック把握＋自動リマインド |
| 承認時間 | 書類回覧や担当者不在で遅延 | いつでもオンライン承認可能 |
さらに、システム連携や自動化で手作業を減らせば、ミスや転記の手間も軽減され、残業時間の抑制につながります。
生産性向上の具体的施策
ワークフローは単なる残業の削減にとどまらず、組織全体の業務効率を底上げできます。以下の観点から、具体策を見ていきます。
1. 業務プロセスの標準化と属人化の解消
- 専門知識を持つ人にしかできない業務を減らす
- 全社共通の申請フォームやルートを整備
- 承認済み申請やノウハウの蓄積で、ナレッジ共有を促進
これにより、担当者が不在でも業務を回せる体制をつくれます。
2. 意思決定の迅速化
- 承認ルートを予め定義し、自動で次の承認者へ回す
- 通知・チャット・メール・スマホ対応で、差し戻し・承認をスムーズに
- プロセス進捗を可視化し、経営層もリアルタイム把握
これらにより、意思決定スピードが飛躍的に向上します。
3. テレワーク環境での業務継続性確保
- 紙不要・オンライン申請・承認でオフィス出社を減らす
- 自宅・出張先でも業務対応可能
- 業務の透明性はシステム内で担保
災害時やパンデミック時も、業務を止めずに継続できるインフラとなります。
4. 内部統制・ガバナンス強化
- 承認履歴・操作ログなどの証跡を自動記録
- 権限ルールを明確化し、不正操作を防止
- 監査対応の効率化、アクセス権限制御で情報保護
特に上場企業や機密情報を扱う組織にとって、内部統制の強化は不可欠です。
ワークフローシステムの主要機能
導入を検討する際に、押さえておきたい主要な機能を整理します。
1. 申請・承認機能（中心機能）
- 申請テンプレートと入力補助
- 柔軟な承認ルート設定（条件分岐、代理承認、並列承認など）
- 電子署名・デジタル押印
- 通知・リマインダー
- モバイル対応（スマホ・タブレットで申請・承認可能）
2. 文書管理・証跡管理機能
- 自動保存・高速検索
- バージョン管理（変更履歴の保存）
- アクセス権限設定
- 監査ログや操作履歴の記録
3. タスク管理・進捗管理機能
- 承認後のアクションをタスクとして自動割り当て
- ガントチャート・ダッシュボードによる進捗可視化
- リマインダー／期限通知
4. 外部システム連携機能
- API連携：会計・人事・CRM・ERPなどとのリアルタイム連携
- CSVインポート／エクスポート
- データの一元化と入力の重複を排除
5. レポート・分析機能
- 申請件数・処理時間・差し戻し回数などを可視化
- 滞留傾向や課題部署の抽出
- 改善ポイントの特定と分析
- 結果をCSV等で出力し外部ツール連携も可能
失敗しないワークフローシステムの選び方
システム選定を間違えると、導入効果が得られないまま終わることもあります。以下のポイントを重視しましょう。
1. 目的と課題を明確にする
- なぜ導入するのか（残業削減、標準化、ペーパーレス化、内部統制など）
- 対象業務・課題の整理（申請遅延、紙運用など）
- 設定すべきKPIや目標（処理時間短縮率、削減割合など）
- スモールスタートでの導入（部署・業務を限定して試験導入）
2. 操作性・使いやすさを重視
- UI／UXが直感的か
- 申請者・承認者・管理者すべてにとって扱いやすいか
- ノーコード／ローコード技術で設定可能か
- 無料トライアルやデモで実際の操作感を確認できるか
3. 費用対効果・価格構成の把握
- 初期費用・月額利用料・オプション料金の内訳
- ユーザー数・データ量別の料金体系
- クラウド型（SaaS）かオンプレミス型かによる違い
- 隠れたコスト（カスタマイズ、運用サポート、連携費用など）
4. セキュリティとサポート体制
- データ暗号化・アクセス制限・不正アクセス防止策
- データセンターの場所、災害対策、稼働保証（SLA）
- サポート時間・日本語対応や問い合わせ手段（チャット・電話など）
- 障害時の迅速対応体制
5. 既存システムとの連携性
- 会計・人事・ERP・CRMなどとのAPI連携可否
- CSV等でのデータ入出力対応
- 二重入力を排除できる連携性
- 将来的な拡張性（統合・クラウド移行への対応力）
また、下表のような代表的なワークフロー／関連システムを比較対象として押さえておくとよいでしょう：
| システム名 | 特長 | 想定ユーザー／用途 |
|---|---|---|
 サイボウズ Office | グループウェアとの連携強化 | 中小企業、一般的な申請業務 |
 ジョブカンワークフロー | 操作性と承認ルートの柔軟性 | 中小～大企業、勤怠・経費と統合した運用 |
 SmartHR | 人事・労務申請対応 | 労務関連申請のDX化を狙う企業 |
 ワークフローEX | 高度な条件分岐など対応 | 複雑な業務フローを持つ大企業 |
 バクラク申請 | AI入力補助・自動仕訳 | 経理部門に特化した効率化 |
 楽楽精算 | 交通費・経費精算特化 | 出張が多い企業・経費処理強化 |
 Kintone | ノーコードで業務アプリ構築 | 自社で業務アプリを内製化したい企業 |
 FlexCRM | CRMと連動したワークフロー | 顧客中心の業務改善を目指す企業 |
導入後の成功事例と運用ポイント
成功事例
製造業 A社：申請滞留の解消と迅速化
- 導入前：紙ベースで回覧に時間がかかり、承認が滞留
- 導入後：電子化により滞留が大幅に減少し、承認時間は平均30%以上短縮、残業も削減
サービス業 B社：テレワーク対応と統制強化
- 導入前：押印書類が出社必須、情報共有できず統制に不安
- 導入後：電子署名・自動保存により出社不要、監査対応も容易に
小売業 C社：経費精算業務の効率化（40％改善）
- 導入前：全国の店舗からの紙書類が本社に集中。月末月初の残業が常態
- 導入後：領収書撮影 → スマホ申請、AI仕訳により経理業務を効率化。残業40％削減、経費状況をリアルタイムで把握可能に
運用で成功させるためのポイント
- スモールスタートで始める
部署や業務を限定して導入し、成功事例を社内へ展開する - 利用者視点で丁寧なサポートを
導入目的・利点を説明、マニュアル・研修・質問対応を継続的に実施 - 継続的な見直し（PDCAサイクル）
利用状況やフィードバックからルート・フォームを改善 - 経営層のリーダーシップ
現場浸透にはトップの方針発信と支援体制構築が不可欠
まとめ：最適なワークフローシステムを選ぶには
多くの企業で残業や生産性の課題が顕在化していますが、ワークフローシステムは、承認プロセスの“見える化”を徹底し、こうした問題を解消します。
精神論や場当たり的な対策だけでは解決しません。核となるのは、自社の目的に合ったワークフローシステムを選び、正しく運用することです。
- システムは「申請・承認機能」だけでなく、連携性・分析機能・柔軟性などを備えているものを選ぶべき
- 目的や利用業務に応じたツール選び（特化型・統合型・プラットフォーム型など）
- 操作性・セキュリティ・サポート・拡張性を重視
- 導入後は、トップ主導で支援し、現場定着を進める
こうした戦略的なアプローチにより、業務改善から組織変革へとつながる道が開けます。
