情報が散乱し、必要なデータを探すのに時間を取られていませんか？
業務効率の低下や、生産性の停滞に悩んでいませんか？
本記事では、そんな悩みを解決する「情報一元化ツール」を厳選して11個ご紹介します。Notion、Scrapbox、Google Workspaceなど、様々なツールの特徴や料金プランを比較することで、自分に最適なツールを見つけることができます。情報一元化ツールを導入することで得られるメリット・デメリットも解説しているので、導入前に抱える不安も解消できます。
さらに、ツール選定のポイントや具体的な活用事例も紹介するので、情報一元化ツールを最大限に活用し、生産性爆上がりを実現する方法を具体的に理解できます。本記事を読めば、情報の一元管理を実現し、業務効率化を促進、生産性を向上させるための最適なツール選びができるようになるでしょう。
情報一元化ツールとは？ そのメリット・デメリット
情報一元化ツールとは、散在する様々な情報を一ヶ所に集約し、管理・活用するためのツールです。
業務で利用するファイルやデータ、連絡事項、顧客情報など、多岐にわたる情報を一元管理することで、業務効率化や生産性向上に繋がります。ビジネスシーンだけでなく、個人の情報整理にも役立ちます。スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、コミュニケーションツールなど、様々な種類のツールが存在し、目的に合わせて最適なツールを選択することが重要です。
ツールを活用することで、業務の効率化、情報の正確性向上、意思決定の迅速化が実現できます
情報一元化ツールのメリット
情報一元化ツールを導入することで、様々なメリットが得られます。主なメリットは以下の通りです。
| メリット | 詳細 |
|---|---|
| 業務効率化 | 情報を探す時間を削減し、本来の業務に集中できるようになります。 |
| 生産性向上 | 必要な情報にすぐにアクセスできるため、意思決定や作業スピードが向上します。 |
| 情報共有の促進 | チームメンバー間で情報をスムーズに共有でき、連携が強化されます。 |
| コミュニケーションの活性化 | 情報共有を通じて、チーム内のコミュニケーションが活発になります。 |
| ミス・重複の削減 | 情報の更新を一元化することで、ミスや情報の重複を防止できます。 |
| セキュリティの強化 | アクセス権限を設定することで、情報漏洩のリスクを低減できます。 |
| コスト削減 | 情報管理にかかるコストを削減できます。 |
情報一元化ツールのデメリット
情報一元化ツールにはメリットだけでなく、デメリットも存在します。
導入前にデメリットも理解しておくことが重要です。
| デメリット | 詳細 |
|---|---|
| コストがかかる | ツール利用には、導入費用や月額利用料が発生するケースが必要です。 |
| 学習コストが必要 | 新しいツールの操作方法を習得する必要があります。 |
| システム障害リスク | ツールに障害が発生した場合、業務に支障が出る可能性があります。 |
| ベンダーロックインのリスク | 特定のツールに依存してしまう可能性があります。 |
| 情報の一元化によるリスク | 一元管理している場所にアクセスできなくなると、全ての情報が利用できなくなるリスクがあります。適切なバックアップ体制が必要です。 |
生産性爆上がり！情報一元化ツールおすすめ11選
情報が散乱して困っていませんか？業務効率化の鍵は情報の一元化です。
ここでは、様々な用途に合わせたおすすめ情報一元化ツール11選を紹介します。
Notion：オールインワンワークスペース
Notionの特徴・機能
Notionは、メモ、タスク管理、データベース、Wikiなど、様々な機能を一つにまとめたオールインワンワークスペースです。ドラッグ&ドロップで簡単に操作でき、カスタマイズ性も高く、自分好みに自由にページを作成できます。
チームでの共同作業にも最適で、情報共有やプロジェクト管理にも活用できます。
Notionの料金プラン
| プラン | 料金 | 主な機能 |
|---|---|---|
| Free | 無料 | 個人利用、制限付き |
| Plus | 月額1,000円 | チーム利用、無制限のブロック |
| Business | 月額2,000円 | 高度なセキュリティ、SAML SSO |
| Enterprise | 要問い合わせ | 大規模組織向け、高度な管理機能 |
Cosense（旧scrapbox）：気軽にメモできる情報整理ツール
Cosenseの特徴・機能
Cosenseは、気軽にメモを取ったり、情報を整理したりするのに便利なツールです。リンク機能が充実しており、関連情報を簡単に繋げられます。共同編集機能も備わっており、チームでの情報共有にも役立ちます。
Cosenseの料金プラン
| プラン | 料金 | 主な機能 |
|---|---|---|
| Free | 無料 | 個人利用、制限付き |
| Standard | 月額500円 | プライベートプロジェクト作成可能 |
| Business | 月額1,000円 | 組織管理機能、SAML SSO |
Google Workspace：ビジネス向け情報一元化プラットフォーム
Google Workspaceの特徴・機能
Google Workspaceは、Gmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなど、様々なGoogleサービスを統合したビジネス向けプラットフォームです。
クラウドベースでどこからでもアクセスできるため、場所を選ばずに仕事ができます。
Google Workspaceの料金プラン
プランやユーザー数によって料金が異なります。詳細は公式サイトをご確認ください。
Microsoft 365：Officeアプリとクラウドサービスの統合プラットフォーム
Microsoft 365の特徴・機能
Microsoft 365は、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリに加え、OneDrive、Teamsなどのクラウドサービスを統合したプラットフォームです。
オフラインでも作業できるため、インターネット環境が不安定な場所でも安心して利用できます。
Microsoft 365の料金プラン
プランやユーザー数によって料金が異なります。詳細は公式サイトをご確認ください。
Evernote：定番のメモアプリ
Evernoteの特徴・機能
Evernoteは、テキスト、画像、音声、Webページなどを保存できる定番のメモアプリです。タグ付けや検索機能が充実しており、必要な情報をすぐに見つけることができます。複数のデバイスで同期できるため、いつでもどこでもメモにアクセスできます。
Evernoteの料金プラン
無料版と有料版があります。有料版では、より多くの機能を利用できます。
OneNote：マイクロソフト提供のデジタルノート
OneNoteの特徴・機能
OneNoteは、マイクロソフトが提供するデジタルノートです。手書き入力、音声メモ、画像挿入など、様々な方法で情報を記録できます。Windows、macOS、iOS、Androidなど、様々なプラットフォームで利用可能です。
OneNoteの料金プラン
無料で利用できます。
Trello：プロジェクト管理に最適な情報一元化ツール
Trelloの特徴・機能
Trelloは、カンバン方式でプロジェクトを管理できるツールです。
タスクをカードとして視覚的に管理でき、チームでの進捗状況の共有も容易です。
Trelloの料金プラン
無料版と有料版があります。有料版では、より多くの機能を利用できます。
Asana：チームコラボレーションを促進する情報一元化ツール
Asanaの特徴・機能
Asanaは、チームのコラボレーションを促進する情報一元化ツールです。タスク管理、プロジェクト管理、コミュニケーション機能などを備えています。複数プロジェクトの進捗状況を一元管理できます。
Asanaの料金プラン
無料版と有料版があります。有料版では、より多くの機能を利用できます。
Chatwork：ビジネスチャットで情報共有
Chatworkの特徴・機能
Chatworkは、ビジネスチャットで情報共有できるツールです。グループチャット、ファイル共有、タスク管理などの機能を備えています。社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
Chatworkの料金プラン
無料版と有料版があります。有料版では、より多くの機能を利用できます。
Slack：チームコミュニケーションツール
Slackの特徴・機能
Slackは、チームコミュニケーションツールです。チャンネル機能で情報共有を効率化し、外部サービスとの連携も豊富です。様々なアプリと連携することで、業務効率化を図れます。
Slackの料金プラン
無料版と有料版があります。有料版では、より多くの機能を利用できます。
FlexCRM（フレックスCRM）：業務アプリツール
FlexCRMは、顧客情報や業務プロセス、ワークフローなど必要な情報を一箇所に集約し、管理を容易にするツールとして、多くの企業に採用されています。
グループウェア機能を搭載しているので、ファイルや情報の一元管理にも役立ちます
FlexCRMの特徴・機能
FlexCRMはプログラミングの知識がなくても操作できるため、業務担当者が直感的に自由にアプリケーションを構築できます。柔軟な情報管理が可能です。
顧客情報、販売データ、業務プロセス、さらにはワークフローまで、一元管理が可能です。Excelなどで管理されている既存のデータも、ドラッグ＆ドロップで簡単にインポートでき、すぐに活用することができます。
FlexCRMの料金プラン
FlexCRMは、企業規模や利用する機能に応じた複数の料金プランが用意されています。
- スタンダードプラン
小規模なチームや初めての導入に最適なプランです。基本的な情報管理機能が揃っており、低コストでの運用が可能です。 - プレミアムプラン
中規模から大規模な組織向けに設計されており、専用メニューの開放や詳細なセキュリティ設定を行うことができます。 - エンタープライズプラン
大企業や複雑な業務プロセスを持つ組織向けのプランです。専任のサポート体制や、カスタム開発サービスも提供されるため、企業独自の要件にも柔軟に対応可能です。
情報一元化ツール選定のポイント
情報一元化ツールは誰でも簡単に使えるかどうか、操作がシンプルでわかりやすいことが大事です。会社の業務に合わせて自由にカスタマイズできるか、また既存のシステムとスムーズにつながるかも確認しましょう。
そして、重要な情報を守るためのセキュリティがしっかりしているかもポイントです。
目的の明確化
情報一元化ツールを導入する目的を明確にしましょう。
プロジェクト管理、タスク管理、情報共有、ナレッジマネジメントなど、どのような目的でツールを活用したいのかを具体的に定めることで、必要な機能や適切なツールが見えてきます。
目的別ツール選定のヒント
- プロジェクト管理：複数メンバーでの共同作業、進捗管理、タスクの割り当てなどを効率化したい場合
- タスク管理：個人のタスク管理、ToDoリストの作成、リマインダー設定などを効率化したい場合
- 情報共有：チーム内でのファイル共有、情報伝達、コミュニケーションを円滑にしたい場合
- ナレッジマネジメント：社内情報の蓄積、共有、検索を容易にし、組織全体の知識活用を促進したい場合
機能性
目的を達成するために必要な機能がツールに備わっているかを確認しましょう。
例えば、ファイル共有機能、タスク管理機能、カレンダー機能、コミュニケーション機能など、必要な機能をリストアップし、ツールがそれらを満たしているか比較検討することが重要です。
代表的な機能と活用例
| 機能 | 活用例 |
|---|---|
| ファイル共有 | 資料、画像、動画などをチームで共有 |
| タスク管理 | ToDoリストの作成、担当者へのタスク割り当て、進捗状況の確認 |
| カレンダー機能 | スケジュール共有、会議の予約、リマインダー設定 |
| コミュニケーション機能 | チャット、掲示板などを利用したチーム内での情報共有、連絡 |
| 検索機能 | 蓄積された情報の中から必要な情報を迅速に検索 |
| アクセス権限設定 | 情報へのアクセスを制限し、セキュリティを確保 |
操作性
ツールが使いやすいかどうかは、業務効率化に大きく影響します。直感的に操作できるUI/UXであるか、モバイル対応しているか、日本語対応しているかなど、実際にツールを試用したり、レビューを参考にしたりして、操作性を確認しましょう。
また、学習コストも考慮に入れるべきです。
導入に際して、複雑な設定や操作方法の習得に時間がかかる場合は、その分のコストも発生することを理解しておきましょう。
料金
ツールの料金プランを確認し、予算と照らし合わせましょう。
無料プランと有料プランの内容を比較し、必要な機能が利用できるプランを選択することが重要です。
また、ユーザー数に応じた料金体系となっている場合が多いので、将来的なユーザー数の増加も見越して検討しましょう。
料金プラン比較のポイント
- 無料プランの機能制限
- 有料プランの価格と機能
- ユーザー数に応じた料金体系
- 無料トライアルの有無
セキュリティ
機密情報を扱う場合は、ツールのセキュリティ対策が重要です。
データの暗号化、アクセス権限の設定、多要素認証など、セキュリティ機能が充実しているかを確認しましょう。
また、ISO27001やプライバシーマークなどの認証を取得しているツールは、一定のセキュリティ基準を満たしていると言えるでしょう。データのバックアップ体制も重要なポイントです。万が一のデータ消失に備え、定期的なバックアップが実施されているか、データ復旧の手順が明確になっているかを確認しましょう。
業務効率化に役立つ情報一元化ツールの活用事例
情報一元化ツールは、様々な業務効率化を実現する強力なツールです。ここでは、具体的な活用事例をいくつかご紹介します。
プロジェクト管理
複数メンバーが関わるプロジェクトでは、タスクの進捗状況や情報共有がスムーズに行かないと、プロジェクト全体の遅延や質の低下につながる可能性があります。
情報一元化ツールを活用することで、これらの課題を解決し、プロジェクトを成功に導くことができます。
Trelloを使ったプロジェクト管理
Trelloは、カンバン方式でプロジェクトを視覚的に管理できるツールです。各タスクをカードとして作成し、リスト間で移動させることで進捗状況を簡単に把握できます。
Trelloを使うことで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有し、メンバー間のコミュニケーションを円滑にすることができます。
例えば、Webサイト制作プロジェクトにおいて、各タスク（デザイン、コーディング、テストなど）をカード化し、「未着手」「進行中」「完了」といったリストに分類することで、全体の進捗状況が一目でわかります。また、カードに担当者や期限を割り当てることで、タスク管理も効率化できます。
Asanaを使ったプロジェクト管理
Asanaは、チームコラボレーションを促進する情報一元化ツールです。プロジェクトの進捗状況をタイムライン形式で表示し、タスクの依存関係や担当者を明確にすることができます。
Asanaを活用することで、プロジェクト全体のスケジュール管理を効率化し、リスクを早期に発見することができます。
例えば、新製品開発プロジェクトにおいて、各タスクの開始日と終了日を設定し、タスク間の依存関係を定義することで、クリティカルパスを把握し、プロジェクト全体のスケジュールを最適化できます。
タスク管理
日々の業務で発生するタスクを効率的に管理することは、生産性向上に不可欠です。情報一元化ツールを活用することで、タスクの漏れや重複を防ぎ、優先順位付けを明確にすることができます。
Notionを使ったタスク管理
Notionは、データベース機能を活用してタスク管理を行うことができます。タスク名、担当者、期限、ステータスなどをデータベースに登録し、フィルタリングやソート機能を使って必要な情報を簡単に抽出できます。
Notionを使うことで、個人のタスク管理だけでなく、チーム全体のタスク管理にも活用できます。
Microsoft To Doを使ったタスク管理
Microsoft To Doは、シンプルなインターフェースでタスク管理ができるツールです。タスクの作成、期限設定、リマインダー設定などが簡単に行えます。
Microsoft To Doを使うことで、日々のタスクを効率的に管理し、重要なタスクを見逃すことなく処理できます。 Outlookとの連携機能も備えているため、メールからタスクを作成することも可能です。
FlexCRMを使ったタスク管理
FlexCRMでは、タスクをプロジェクトやカテゴリーごとに分類して登録できます。例えば、営業活動、顧客フォロー、社内ミーティングなど、各部門のタスクを細かく分けることで、業務の進捗状況を正確に把握することが可能です。
各タスクに対して期限や優先度を設定することができるため、重要な業務を見逃す心配がありません。
情報共有
チーム内で情報をスムーズに共有することは、業務効率化に大きく貢献します。情報一元化ツールを活用することで、情報の検索性を高め、必要な情報をいつでもどこでもアクセスできるようにすることができます。
Google Workspaceを使った情報共有
Google Workspaceは、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのツールを統合したプラットフォームです。
これらのツールを活用することで、ドキュメントの共同編集やファイル共有をスムーズに行い、チーム内の情報共有を促進できます。 アクセス権限の設定も柔軟に行えるため、セキュリティ面も安心です。
Chatworkを使った情報共有
Chatworkは、ビジネスチャットツールです。グループチャットや個別チャットでメッセージやファイルを共有することができます。
Chatworkを使うことで、チームメンバーとのコミュニケーションを円滑にし、迅速な情報共有を実現できます。
Slackを使った情報共有
Slackは、チームコミュニケーションツールです。チャンネルを作成して情報を整理したり、ファイル共有やビデオ通話など様々な機能を活用して、チーム内の情報共有を促進することができます。
Slackを使うことで、場所や時間に縛られずにスムーズな情報共有を実現できます。
FlexCRMを使った情報共有
FlexCRMは、カレンダー機能やリマインダーと連携できるため、タスクの締め切りや重要なイベントを自動的に通知します。これにより、業務スケジュールの管理がより効率的になり、ミスや遅延を防ぐことが可能です。
グループウェア機能があるのでファイルやドキュメントを簡単に共有、集約が可能で、情報の更新も即時に反映されます。
ナレッジマネジメント
企業内に蓄積された知識やノウハウを適切に管理し、共有することは、組織全体の競争力向上に繋がります。情報一元化ツールを活用することで、ナレッジマネジメントを効率化し、組織全体の生産性向上に貢献することができます。
Notionを使ったナレッジマネジメント
Notionは、データベース機能やページ階層構造を活用して、ナレッジデータベースを構築することができます
Notionを使うことで、社内の情報を一元管理し、必要な情報を簡単に検索できるようになります。 タグ付けやリレーション機能を活用することで、情報を整理し、関連性の高い情報を結びつけることも可能です。
Scrapboxを使ったナレッジマネジメント
Scrapboxは、リンクによる情報整理に特化したツールです。Scrapboxを使うことで、断片的な情報をリンクで繋ぎ合わせ、新たな知識を創造することができます。 キーワード検索だけでなく、リンクを辿ることで関連情報にアクセスできるため、思わぬ発見に繋がることもあります。
| 活用事例 | ツール例 | 主なメリット |
|---|---|---|
| プロジェクト管理 | Trello, Asana,FlexCRM | 進捗状況の可視化、タスク管理の効率化、チームコミュニケーションの円滑化 |
| タスク管理 | Notion, Microsoft To Do, FlexCRM | タスクの漏れや重複防止、優先順位付けの明確化、進捗状況の把握 |
| 情報共有 | Google Workspace, Chatwork, Slack,FlexCRM | 情報検索性の向上、迅速な情報伝達、場所や時間に縛られない情報アクセス |
| ナレッジマネジメント | Notion, Scrapbox,FlexCRM | 知識の一元管理、情報検索の効率化、知識の創造 |
FlexCRMを使ったナレッジマネジメント
FlexCRMでは、各種ドキュメントやマニュアル、FAQなどのナレッジを一元化して管理できます。
ナレッジ情報を業務プロセスに組み込むことで、ナレッジ共有が日常業務の一部となり、情報の蓄積と活用が自然に進みます。
例えば、問い合わせ対応のフローに過去の解決事例やマニュアルを組み込むことが可能です。過去の成功事例やノウハウを活かして、業務プロセスの改善や新たな提案を迅速に行うことができます。組織全体での知識の共有は、イノベーションの源泉ともなります。
FlexCRMは、ナレッジマネジメントの観点からも非常に有用なツールといえるでしょう。
情報の一元化、充実した検索機能、そして業務プロセスへのシームレスな連携により、組織全体の知識を効率的に管理・活用できます。
このように、情報一元化ツールは様々な業務で活用することで、業務効率化を実現し、生産性を向上させることができます。それぞれのツールの特徴を理解し、自社の業務に最適なツールを選択することが重要です。
まとめ
情報一元化ツールは、業務効率化や生産性向上に欠かせない存在です。
各ツールにはそれぞれの強みがあり、利用目的や業務スタイルに応じて最適なツールを選択することが重要です。
NotionやCosense（旧scrapBox)は自由度の高いノート管理が特徴で、Google WorkspaceやMicrosoft 365は企業全体のコラボレーションに最適です。
EvernoteとOneNoteは個人の知識管理に向いており、TrelloやAsanaはタスク・プロジェクト管理に特化しています。
ChatworkやSlackはコミュニケーションを重視する環境に、そしてFlexCRMは顧客管理と業務プロセス全体の情報統合に役立ちます。
自社や個人のニーズに合わせたツールの組み合わせで、効率的かつ効果的な情報管理を実現しましょう。
ツール選定の際は、目的、機能性、操作性、料金、セキュリティなどを考慮し、自社に最適なツールを選ぶことが重要です。適切なツール活用により、プロジェクト管理、タスク管理、情報共有、ナレッジマネジメントなどを効率化し、生産性向上を実現しましょう。