D_グループウェアおすすめ10選｜機能比較と選び方で失敗しない導入を！

グループウェアの導入を検討しているものの、「種類が多すぎて、どれを選べばよいのかわからない……」とお悩みではありませんか？

本記事では、業務効率の向上や社内コミュニケーションの活性化に役立つ、おすすめのグループウェア10選を機能比較表付きで徹底解説します。

また、選び方のポイントや導入時の注意点、よくある質問まで網羅しているため、自社に最適なグループウェアを選ぶための決定版ガイドとしてご活用いただけます。

費用対効果の高いツールを導入し、組織全体の生産性向上を実現しましょう！

1. はじめに

近年、働き方の多様化やリモートワークの普及により、社内コミュニケーションや業務管理の効率化がますます重要視されるようになっています。
その中で、注目を集めているのが「グループウェア」です。

グループウェアとは、スケジュール管理・ファイル共有・チャット機能などを通じて、チーム内の情報共有と連携を支援し、業務の効率化を実現するツールです。

しかし、製品の種類は多岐にわたり、機能や価格帯もさまざまなため、「どの製品を選ぶべきか」で迷ってしまう企業も少なくありません。

そこで本記事では、数あるグループウェアの中から厳選した10製品をピックアップし、それぞれの特徴を比較表付きでわかりやすく解説しています。
さらに、自社に合ったツールを選ぶためのチェックポイントや、導入にあたっての注意点も詳しく紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

2. グループウェアとは？

グループウェアとは、複数人で業務を進める際に必要となる情報共有やコミュニケーションを円滑にするソフトウェアのことです。
スケジュール管理、ファイル共有、掲示板、チャット、ワークフローなどの機能が統合されており、チームや組織全体の生産性向上に貢献します。

かつては社内ネットワーク上での利用が一般的でしたが、近年はクラウド型のサービスが主流となり、場所を問わず利用可能になっています。
グループウェアは、業務の効率化やコミュニケーションの活性化を支援するだけでなく、テレワークの推進にも大きな効果を発揮します。

企業の規模や業種を問わず、さまざまな組織で導入されており、部署内の情報共有から全社的な情報伝達まで、幅広いシーンで活用されています。
また、個々の業務管理からプロジェクト管理まで対応できるため、多様なニーズに柔軟に応えることが可能です。

主な機能一覧

機能名	説明
スケジュール管理	個人・チーム・プロジェクト単位でのスケジュール共有が可能。会議室予約などにも対応。
ファイル共有	ドキュメントや画像の共有・共同編集が可能。バージョン管理機能を備える製品も多数。
掲示板	お知らせや連絡事項の掲示、社内ディスカッションの場として活用。
チャット	リアルタイムでのやり取りが可能。グループチャット機能にも対応。
ワークフロー	稟議申請や経費精算などの承認業務を電子化し、業務フローを効率化。
タスク管理	タスクの登録・進捗管理が可能。担当者や期限の設定でプロジェクト管理を支援。
Web会議	オンライン会議の実施が可能。画面共有・資料共有にも対応。
アンケート機能	アンケートの作成・配信・集計が簡単に行える。社内意見収集にも有効。

これらの機能を組み合わせることで、業務プロセスの改善や情報の一元管理が可能となり、生産性の向上や情報漏洩リスクの軽減にもつながります。

3. グループウェアを導入するメリット

グループウェアの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。
たとえば、業務の効率化、社内コミュニケーションの活性化、情報共有の促進、テレワークの推進など、組織運営を強力に支援する多くの効果が期待できます。

ここでは、導入によって得られる主要なメリットを項目別に解説します。

3.1 業務効率化

グループウェアは、日々の業務を効率化する強力なツールです。

たとえば、スケジュール管理機能を使えば、会議調整やタスク管理がスムーズになり、時間のムダを削減できます。

また、ワークフロー機能により、稟議や各種申請の承認プロセスを自動化し、迅速な意思決定が可能になります。

文書管理機能を活用すれば、必要な書類の検索・共有が容易になり、作業スピードの向上につながります。

3.2 コミュニケーション活性化

チャットや掲示板といったコミュニケーション機能により、気軽な情報交換や意見共有が可能になります。

これにより、部署やチームの枠を超えた連携が生まれ、社内の一体感や連携力が強化されます。

さらに、Web会議機能を活用すれば、遠隔地のメンバーともリアルタイムで打ち合わせができ、時間や場所にとらわれない情報共有を実現します。

3.3 情報共有の促進

グループウェアは、情報の一元管理と共有をサポートします。

ファイル共有機能を使えば、資料やデータを簡単に共有でき、情報伝達のミスや重複を防止できます。

また、アクセス権限の設定により、セキュリティを確保しつつ、必要な情報だけを適切に共有することが可能です。

さらに、ナレッジマネジメント機能を導入することで、社内の知識やノウハウを蓄積・共有し、組織全体の学習と成長を促進します。

3.4 テレワーク推進

近年ニーズが高まっているテレワークにおいても、グループウェアは大きな力を発揮します。

クラウド型のサービスであれば、場所を選ばずに利用でき、柔軟な働き方の実現が可能です。

スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、Web会議など、テレワークに必要な機能が一通り揃っているため、スムーズな導入と運用が行えます。

さらに、勤怠管理機能を活用すれば、在宅勤務中の労働時間の把握や管理も容易になります。グループウェア導入のメリットまとめ

メリット	具体的な効果
業務の効率化	スケジュール・タスク管理、ワークフロー、文書管理により、時間削減と意思決定の迅速化
コミュニケーション活性化	チャット、掲示板、Web会議による円滑な情報共有と部門間の連携強化
情報共有の促進	ファイル共有・アクセス制御・ナレッジ共有による情報の一元化と伝達ミス防止
テレワーク推進	柔軟な働き方の実現、勤怠管理機能による在宅勤務の労務管理対応

4. グループウェアの選び方

自社に最適なグループウェアを導入するためには、いくつかの重要なポイントを比較・検討することが不可欠です。

本章では、導入前に押さえておくべき選定ポイントをわかりやすく解説します。

以下を参考に、自社の業務に最も適したグループウェアを見つけましょう。

4.1 必要な機能を明確にする

グループウェア選定の第一歩は、「自社に本当に必要な機能を見極めること」です。

多機能なツールであっても、すべての機能を使いこなせるとは限りません。

必要な機能に絞って選ぶことで、コストを抑えつつ、業務効率を最大化することが可能です。

4.1.1 社内のニーズを把握する

まずは社内の課題や業務フローを明確にし、どのような機能が求められているのかを整理しましょう。
各部署へのヒアリングを行うと、具体的な要件が見えてきます。

例）営業部門：顧客情報管理
人事部門：勤怠管理
プロジェクトチーム：タスク管理・進捗共有

部署ごとのニーズを把握することで、導入後の定着率や活用度合いにも大きな差が出ます。

4.1.2 費用対効果を考える

必要な機能が明確になったら、各製品の料金体系を比較しましょう。
無料プランで十分な機能が揃っている製品もあれば、有料プランへの移行が必要な場合もあります。

初期費用
月額料金（ユーザー数に応じた変動）
機能制限の有無

こうした点を踏まえて、長期的な費用対効果を評価することが重要です。

4.2 セキュリティ対策

グループウェアは機密性の高い社内情報を扱うため、万全なセキュリティが求められます。

以下のような機能が備わっているかを確認しましょう。

多要素認証
データ通信の暗号化
アクセス権限の柔軟な設定
セキュリティ認証（ISO27001、プライバシーマークなど）

これらの対策が整っていれば、外部からの不正アクセスや内部不正のリスクを大幅に軽減できます。

4.3 使いやすさ

グループウェアは日常的に使うツールだからこそ、「使いやすさ」は非常に重要です。
操作が難しいと、現場での定着や活用が進まず、導入効果が半減してしまいます。

直感的なインターフェース
無料トライアルの有無
スマートフォン・タブレット対応

こうした点を確認し、実際に触ってみてから判断するのがおすすめです。

4.4 導入実績

多くの企業に導入されている製品は、それだけ信頼性や安定性が高い証拠でもあります。

導入企業の数
利用企業の業種・規模
公開されている導入事例

自社と同じような業種・規模の企業で導入されているかをチェックすると、実際の運用イメージをつかみやすくなります。

4.5 サポート体制

導入後に不明点やトラブルが発生した際、スムーズにサポートを受けられるかは重要なポイントです。

電話・メール・チャットなどの問い合わせ手段
マニュアル・FAQの充実度
サポート対応時間や内容

安心して導入・運用を進めるためにも、サポート体制の充実度を事前に確認しておきましょう。

グループウェア選定時の確認ポイントまとめ

項目	重要度	チェックポイント
必要な機能	高	社内ニーズとの一致、費用対効果の見極め
セキュリティ対策	高	認証方式、暗号化、アクセス制御、認証取得状況
使いやすさ	高	UIの直感性、操作性、モバイル対応、トライアル有無
導入実績	中	他社での導入事例、業種・規模の類似性
サポート体制	中	問い合わせ手段、対応速度、ドキュメントの充実度

これらのポイントをもとに、自社の目的や体制に最も適したグループウェアを慎重に選定しましょう。
的確なツール選びによって、業務効率化・情報共有・コミュニケーション改善・テレワーク推進など、多くの効果が期待できます。

よく比較・検討し、失敗しない導入を実現しましょう。

5. グループウェアおすすめ10選+１！機能比較で失敗しない

ここでは、数あるグループウェアの中から、特におすすめできる製品を厳選してご紹介します。
それぞれの特徴や強み、導入のしやすさなどを比較しながら、自社に最適なツール選びの参考にしてください。

5.1 サイボウズ Office

中小企業を中心に高い導入実績を誇る国産グループウェア。
スケジュール管理や掲示板、ワークフローなどの機能が充実しており、柔軟なカスタマイズ性と直感的な操作性が魅力です。
サポート体制も手厚く、ITに不慣れな企業でも安心して導入できます。

5.2 Google Workspace

GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、使い慣れたGoogleサービスと連携できる点が最大の強み。
クラウドベースで初期費用を抑えて導入でき、企業規模を問わず幅広く活用されています。

5.3 Microsoft 365

WordやExcel、OutlookなどのOffice製品と強力に連携。
Microsoft Teamsとの統合で、チャットやWeb会議などのコミュニケーション機能も充実しています。
企業向けに高いセキュリティ水準を備えているのも安心材料です。

5.4 NotePM

社内Wikiに特化したグループウェアで、ナレッジ共有に最適。
誰でも使いやすいシンプルなUIと、文書管理・検索機能の使いやすさが評価されています。
コストを抑えつつ、情報の蓄積・共有を進めたい企業におすすめです。

5.5 desknet’s NEO

豊富な機能と高いセキュリティを兼ね備えた国内開発のグループウェア。
スケジュール、ワークフロー、文書管理、設備予約などが標準装備。
クラウド型／オンプレミス型どちらにも対応しており、業種や規模に応じた柔軟な運用が可能です。

5.6 Aipo

無料プランでも基本機能が使える、オープンソース型のグループウェア。
掲示板、スケジュール、ファイル共有など、シンプルながら必要十分な機能を搭載。
自社でのカスタマイズや改変にも柔軟に対応できます。

5.7 J-MOTTO

プロジェクト管理に強みを持つグループウェアで、ガントチャートによる進捗管理が可能。
複数プロジェクトの同時管理にも対応しており、チーム単位での生産性向上を実現します。

5.8 rakumo

Salesforceとの親和性が高いグループウェア。
営業支援に特化した機能が豊富で、顧客情報や商談の進捗共有をスムーズに行えます。
営業部門の生産性を高めたい企業に最適です。

5.9 ガルーン

大企業や官公庁など、セキュリティ要件の厳しい組織向けに開発されたグループウェア。
アクセス権限の細かい設定やログ管理など、高度なセキュリティ機能を搭載しています。

5.10 Chatwork

ビジネスチャットに特化したグループウェア。
リアルタイムでのやり取りを重視しつつ、タスク管理・ファイル共有もサポート。
シンプルなUIと導入のしやすさが魅力で、中小企業やスタートアップに人気です。

5.11 FlexCRM

中小企業向けのクラウド型CRMに、グループウェア機能も搭載。
顧客管理と社内コミュニケーションを一元化でき、コストパフォーマンスに優れた製品です。
CRM導入を検討している企業にもおすすめ。

比較表：主要グループウェアの機能・特徴一覧

製品名	価格帯	主な特徴	おすすめポイント
サイボウズ Office	要問合せ	豊富な機能、柔軟なカスタマイズ	直感的操作・サポートが充実
Google Workspace	月額／ユーザー	Googleサービス連携	クラウド導入が簡単
Microsoft 365	月額／ユーザー	Office・Teamsと連携	高いセキュリティ
NotePM	月額／ユーザー	社内Wikiに特化	ナレッジ共有に最適
desknet’s NEO	要問合せ	国産・高機能	クラウド／オンプレ両対応
Aipo	無料～有料	オープンソース	カスタマイズ自在
J-MOTTO	月額／ユーザー	プロジェクト管理向き	ガントチャート対応
rakumo	月額／ユーザー	Salesforce連携	営業支援に強い
ガルーン	要問合せ	高セキュリティ	大規模組織向け
Chatwork	月額／ユーザー	ビジネスチャット中心	シンプルで導入しやすい
FlexCRM	月額／ユーザー	CRM＋グループウェア	中小企業に最適な価格と機能

上記の製品以外にも、多くのグループウェアが存在します。
大切なのは、機能や価格だけでなく、自社の業務課題やチーム構成にマッチしているかどうか。
本比較を参考に、ぜひ自社に最適なグループウェアを見つけてください。

6. グループウェア導入時の注意点

グループウェアの導入を成功させ、その効果を最大限に引き出すには、導入前〜運用後までの各フェーズで注意すべきポイントを押さえておくことが重要です。以下に、特に注意すべき3つの観点を紹介します。

6.1 データ移行の準備と対応

既存システムから新しいグループウェアへスムーズに移行するためには、事前準備が不可欠です。

● データ移行計画の策定

移行対象データの種類（スケジュール・ファイル・ユーザー情報など）を明確にする
「抽出 → 変換 → 検証 → 移行」の各ステップに分けてスケジュールを作成
システム停止期間や影響範囲を社内で事前に周知

● データ形式の確認と変換

旧システムと新システムのデータ形式（CSV・XMLなど）を比較
変換ツールを使用する際はテストデータで事前に検証し、欠損や文字化けを防ぐ

● 移行後の検証

サンプリングだけでなく、できる限り全データの整合性チェックを実施
問題があった場合は速やかに差分修正や再移行対応を行える体制を準備

6.2 従業員トレーニングと定着支援

グループウェアの活用効果を最大化するためには、従業員がスムーズに使いこなせるよう、計画的な教育・支援が必要です。

● トレーニング内容の設計

機能の操作方法だけでなく、「業務でどう使うか」まで実例で伝える
マニュアルの他、動画チュートリアル・FAQ・社内用のクイックリファレンスも有効

● 柔軟な研修形式の導入

オンライン研修・eラーニング・部門別研修などで受講のハードルを下げる
実務に即したトレーニング内容にすることで、実用性と定着率を高める

● 継続的なサポート体制の整備

ヘルプデスクの設置、FAQページの充実
導入後1～3か月間は重点サポート期間とするのが理想
定期的なアンケートや相談会で改善点を吸い上げ、PDCAを回す

6.3 運用ルールの整備と徹底

新しいシステムを安全かつ効率的に活用するために、社内で統一されたルール作りが不可欠です。

運用項目	具体的な内容
アクセス権限の管理	部署・役職ごとに閲覧・編集権限を設定し、情報漏えいリスクを軽減。権限設定は定期的に見直す。
パスワードポリシーの設定	強固なパスワードの使用、定期変更のルール化。パスワード管理ツールの活用も推奨。
データバックアップの実施	定期バックアップを実施し、災害やトラブル時にもデータ復旧が可能な体制を整える。保管先や復旧方法も文書化しておく。

まとめ：導入成功の鍵は「準備」と「社内浸透」

データ移行は計画的に、徹底した検証を行う
従業員への教育・支援は段階的に、丁寧に実施する
明確なルールとサポート体制を整える

これらを意識することで、グループウェアの導入効果を最大限に引き出し、業務効率の向上・コミュニケーションの活性化・情報資産の保護を実現できます。

7. グループウェアおすすめ比較表

以下は、機能・価格・特徴などをもとに厳選したおすすめグループウェア10製品＋1製品の比較表です。自社のニーズや規模に合ったツール選定の参考にご活用ください。

製品名	価格（月額/1ユーザー）	無料トライアル	主な機能	特徴	おすすめポイント
サイボウズ Office	400円～	あり	スケジュール、掲示板、ファイル共有、ワークフロー、チャット	カスタマイズ性が高い	柔軟に機能を調整したい中堅・大企業におすすめ
Google Workspace	680円～	あり	Gmail、カレンダー、ドライブ、Meet、Chat	Googleとの連携がスムーズ	ITに慣れた幅広い企業規模に適応可能
Microsoft 365	650円～	あり	Outlook、Teams、SharePoint、Word、Excel、PowerPoint	Office連携に優れる	文書作成や会議など、日常業務がOffice中心の企業に最適
NotePM	500円～	あり	ナレッジ共有、ファイル管理、タスク管理	シンプルで直感的な操作性	社内ナレッジを蓄積・共有したい企業向け
desknet’s NEO	400円～	あり	ポータル、スケジュール、ワークフロー、掲示板、Web会議	多機能＆国産ツール	国産でサポート重視の大企業におすすめ
Aipo	500円～	あり	ポータル、掲示板、チャット、ファイル共有、ワークフロー	コミュニケーション活性化に特化	少人数～中規模企業におすすめ
J-MOTTO	500円～	あり	目標管理、人事評価、スキル管理、研修管理	人材育成機能に特化	人材育成を重視する企業に最適
rakumo	500円～	あり	勤怠管理、経費精算、ワークフロー、稟議申請	バックオフィス効率化に強み	管理部門の生産性向上を目指す企業におすすめ
ガルーン	要問い合わせ	あり	ポータル、スケジュール、掲示板、ワークフロー、Web会議	高度なセキュリティ	官公庁や大企業など、情報管理を重視する組織に最適
Chatwork	500円～	あり	チャット、ファイル共有、タスク管理、ビデオ通話	軽快なビジネスチャットツール	チーム内の迅速なやりとりを求める企業におすすめ
FlexCRM	1,980円～	あり	顧客管理、営業支援、MA（マーケティングオートメーション）	CRMとグループウェアを統合	営業活動強化と情報共有を同時に実現したい企業に最適

※価格は参考値であり、最新情報は各製品の公式サイトをご確認ください。
※無料トライアルの有無や期間は変更される場合があります。

8. よくある質問

グループウェアの導入を検討する際に、お客様からよくいただく質問とその回答をまとめました。導入前の参考にしてください。

8.1 グループウェアの費用はどのくらいかかりますか？

費用は製品やプラン、ユーザー数によって異なります。無料プランを提供するサービスもあれば、月額数百円から数千円／ユーザーの有料サービスもあります。自社の予算に合ったプランを選びましょう。

8.2 無料のグループウェアと有料のグループウェアの違いは何ですか？

無料版は基本機能が利用できる反面、ストレージ容量やユーザー数、機能に制限があることが多いです。有料版は機能やサポートが充実しており、大容量のストレージやカスタマイズも可能です。

8.3 グループウェアの導入期間はどのくらいかかりますか？

クラウド型であれば数日から数週間で導入できる場合が多いです。オンプレミス型は数ヶ月かかることもあります。事前準備がスムーズな導入のポイントです。

8.4 グループウェアのデータは安全に保管されますか？

多くのサービスはデータセンターの冗長化や暗号化通信、アクセス制限などの強固なセキュリティ対策を実施しています。導入前にセキュリティ情報を確認しましょう。

8.5 既存システムとの連携は可能ですか？

API連携や外部サービスとの連携機能が提供されていることが多いです。会計ソフトやCRMなど、自社システムとの連携可否を事前に確認してください。

8.6 トライアル版はありますか？

多くのサービスで無料トライアル版が提供されています。実際に機能や使い勝手を試してから導入を判断できます。

8.7 サポート体制はどのようになっていますか？

電話、メール、チャットなどのサポート窓口を持つサービスが多いです。導入前にサポート内容を確認し、トラブル時に迅速な対応が受けられるかチェックしましょう。

8.8 モバイルアプリはありますか？

ほとんどのグループウェアでiOS・Android対応のモバイルアプリが提供されています。外出先でも業務連絡や情報共有が可能です。

8.9 複数拠点での利用は可能ですか？

クラウド型グループウェアであれば、場所を問わず利用可能です。複数拠点の社員間でのスムーズな情報共有やコミュニケーションが実現します。

8.10 グループウェアの導入で失敗しないためにはどうすれば良いですか？

社内ニーズを正確に把握し必要な機能を明確にすることが重要です。トライアル利用や運用ルールの策定を行い、使いやすく継続的に運用できる環境づくりを心がけましょう。

よくある質問（Q&A）

質問	回答
費用はどのくらいですか？	無料〜数千円／ユーザー／月。プラン要確認。
無料版と有料版の違いは？	機能・容量・サポート体制に差があります。
導入期間はどのくらい？	数日〜数ヶ月。クラウド型は比較的短期間で導入可能。
データは安全に保管されますか？	強固なセキュリティ対策が一般的に施されています。
既存システムとの連携は可能？	API連携など、多くのサービスで対応可能です。
トライアル版はありますか？	多くのサービスで無料トライアルを提供しています。
サポート体制は？	電話・メール・チャットなど、多様な窓口が用意されています。
モバイルアプリはありますか？	ほとんどのサービスでiOS・Android対応アプリを提供。
複数拠点での利用は可能ですか？	クラウド型なら場所を問わず利用可能です。
導入で失敗しないためには？	ニーズ把握、トライアル利用、運用ルール策定が重要です。

9. まとめ

この記事では、グループウェアの導入を検討している企業担当者の方に向けて、おすすめのグループウェア10選をご紹介しました。グループウェアを選ぶ際は、自社のニーズに合った機能やセキュリティ対策、使いやすさ、導入実績、サポート体制など、さまざまなポイントを総合的に考慮することが重要です。また、費用対効果も忘れてはならない要素です。

本記事の比較表や選び方のポイントを参考に、最適なグループウェアを選定し、業務効率化や社内コミュニケーションの活性化をぜひ実現してください。皆様のグループウェア導入が成功し、組織の成長につながることを心より願っています。